Deeltijds Management Assistant (m/v/x)

Functie

Over Psyche vzw

Psyche vzw is een expertisecentrum inzake geestelijke gezondheid. We informeren en documenteren over actuele thema’s in de GGZ, organiseren een vormingsaanbod en bouwen aan samenwerkingsverbanden tussen stakeholders. De deelwerkingen van Psyche vzw zetten in op beeldvorming (Te Gek!?), patiëntenrechten (OOGG) en forensische zorg (Tandem). Zo bouwen we samen aan een geestelijk gezond Vlaanderen.

Functiebeschrijving

Als rechterhand van de adjunct-directeur, ondersteun je de verdere uitbouw van het Kenniscentrum en de linken met de academische partners.

Het kenniscentrum Psyche ondersteunt zorgprofessionals - in de breedste zin van het woord - door kwaliteitsvolle kennis over goede praktijken, evidence-based kennis, vernieuwende methodieken en actueel beleid uit te dragen. We bieden een platform voor het verspreiden van documentatie, het aanbieden van vorming en de organisatie van studiedagen en netwerkevents. Zo bieden we je alle tools om jezelf, je team en je organisatie te professionaliseren.

Je ondersteunt op diverse domeinen:

• Mailboxbeheer: structureren, afstemmen en beantwoorden berichten in mailboxen
• Office management: afsprakenplanning/agendabeheer en filteren/afhandelen van telefonische oproepen, sporadisch vervoer- en hotelreservaties
• Secretariaat: voorbereiding, assistentie, rapportage en opvolging van vergaderingen en dossiers – discreet zo nodig
• Administratie: overzichtelijk verwerken van documenten voor analyses en rapportages van de verschillende projecten; documenten opstellen, redigeren, en adequaat archiveren

Jouw profiel

Jouw profiel

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je bezit een master of bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent dynamisch, proactief, flexibel, efficiënt en stressbestendig en hebt zin voor nauwkeurigheid, kwaliteit en netheid.
• Je bent communicatief sterk, o.m. om telefonische oproepen en mails te filteren en te beantwoorden, en je zet in op samenwerking met collega’s en zakenrelaties.
• Je bent “computer minded” en beschikt over een uitstekende kennis van mailclients, MS-Word, MS-Excel, MS-Powerpoint, enz....
• Je bent contactvaardig doch met behoud van alle nodige discretie.
• Je neemt initiatief, kan zelfstandig handelen en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je bent bereid 1 dag per week naar kantoor te komen in Gent en je af en toe naar Antwerpen te verplaatsen.
• Talen : Nederlands, Engels is een must, Frans een pluspunt.
• Enige inhoudelijke feeling met de sector strekt tot aanbeveling.

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Aanbod

Ons aanbod

• Deeltijdse tewerkstelling bij een dynamische vzw met een boeiende inhoud.
• Glijdende werkuren en mogelijkheid tot thuiswerk.
• Vakantiedagen a rato van 30 dagen voor een voltijdse tewerkstelling.
• Verloning volgens Psyche-barema, maaltijdcheques, telefoon, laptop.
• Onmiddellijke indiensttreding.

Solliciteren

Kris Van den Broeck
0498/543 705
kris.vandenbroeck@psyche.be